又是年底,商會年會安排上了嗎

   日期:2022-01-04     來源:商會通訊    作者:劉彥兵    評論:0    
核心提示:臨近年關,又到了各商會舉辦年會的特殊時期。雖是每年的例行活動,但年會無疑是每個商會除成立慶典和換屆慶典之外最為重要的活動

臨近年關,又到了各商會舉辦年會的特殊時期。雖是每年的例行活動,但年會無疑是每個商會除成立慶典和換屆慶典之外最為重要的活動,因此各商會對年會都非常重視,想方設法把年會開好,借以對內增加商會的凝聚力,對外展示商會的實力和風采,在一定意義上講甚至可以影響商會的“江湖地位”。

現梳理總結一些年會的心得體會,形成此文。

01

年會列入年度計劃明確主題和目的

年會是商會不可或缺的大事兒,一定要列入商會的年度工作計劃,便于早做準備。這屆湖南商會成員每年都會將年會作為商會年度工作計劃中一項重要工作來抓。因此年會開得一年比一年好,一年比一年有特色,打造了獨具特色的商會文化。

年會主題,既是商會年會組織的綱領性指導意見,更是商會文化的重要體現,不同的年會主題和目的也有所區別。

年會緊扣主題,緊跟形勢,與時俱進,突出時代特點。它告訴我們,要銘記目標,承前啟后。它警醒我們,要牢記使命,克服困難,不斷砥礪前行,獲取新的進步。年會融入濃烈的鄉土氣息,來強化湖湘文化,吸引更多仍在觀望的湘籍企業和人士盡快加入商會。

02

“兵馬未到,糧草先行”

年會是個費神、費力、費錢的事情,特別是年會的費用開支是大家最為關心的。以“商”養“會”,河南省湖南商會的年會不僅不需要動用會費,一場年會下來,還會有結余。河南省湖南商會年會費用來源主要有:年會冠名、商會期刊收入、年會贊助、現金贊助、物資贊助、現場廣告、招商。

另外,會議式年會現場鄭重莊嚴、儀式感強,餐桌式年會和宴會幾乎可以連續。所以商會年會一般采用“年會+宴會”的形式。

宴會有節目表演與抽獎環節,河南省湖南商會每次團拜會節目均由會員企業表演,節目豐富多彩,不但有濃郁的鄉情,還提升了會員企業的參與感和成就感,抽獎環節也是高潮迭起。

03

策劃很重要,細節決定成敗

經費得到保障后,策劃工作就顯得尤為重要。好的策劃,既可以確保年會活動精彩紛呈、亮點頻出,還能盡可能地節省開支。其中策劃包括年會方案的撰寫、招商廣告、主持人的邀請、節目的流程安排等內容。策劃的關鍵,既要確?;顒拥捻樌M行和完整無缺,又要盡可能地突出地方特點,讓人眼前一亮。

策劃執行方案多種多樣,確保年會精彩呈現。整個年會需要注意的內容有,主題、時間、地點、規模、議程、組織分工、邀請函、邀請對象、座席安排、禮儀接待,還有車輛調度、后勤支持、安全保障、舞臺設備等工作,大到進度安排、人員總控、物資總控、財務預算等,小到貴賓的房間舒適度等。

04

組織保障:堅強的領導和年會前的會議準備

成功的年會,高度依賴于堅強的領導班子,更有賴于秘書處的付出與堅持,還需要全體會員的共同努力和精誠協作。

概括而言,辦好年會要有一個實力雄厚、德高望重的總指揮,用高屋建瓴的管理藝術,籌錢聚力統領全局;還要一個見多識廣、功底深厚的總策劃,用獨到的眼光謀篇布局,策劃得恰到好處;更要有一個責任心強、精于組織的總執行,身先士卒地帶領秘書團隊,有條不紊地落實工作,認認真真地注重每個細節。只有全員參與進來,激發會員的積極性,年會才會集思廣益,越辦越好。

年會前的會議準備:3個月前,在會長辦公會上對年會的準備工作情況進行了研究和部署。對會刊制作、冠名單位、企業贊助、評優名單、年會議程等事宜進行了研究討論,并對下一步工作進行了具體的分工,授權秘書處具體負責,要求后期進一步落實到位,高標準、嚴要求開好本次年會。臨近年會一周的時間,召開聯絡員會議,落實年會具體工作安排。

整個年會有了經費,加上完美的策劃,最后還要有一個強有力的執行團隊,這樣舉辦的年會才能轉化為精彩的演繹,讓所有人都擁有一個美好的年會時光。

 
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