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北京加强档案与合同备案管理

2018年01月26日 10:00来源:中国政府采购报打印

近日,北京市财政局出台通知,要求进一步加强政府采购项目档案管理及合同备案工作,明确档案管理的责任主体,采购合同一律"线上"备案。

根据北京市财政局此次印发的《北京市政府采购项目档案管理及合同备案实施办法》,该市的政府采购监督管理部门今后原则上不再接受线下采购合同备案。分散采购项目的采购合同实行电子备案,自采购合同签订之日起七个工作日内,采购人应当将采购合同原件扫描成PDF文本格式或者JPEG图像格式上传至政府采购管理系统。集中采购目录内执行项目采购的项目采购合同,同样按照上述规定备案;集中采购目录内执行协议采购的项目,由集中采购代理机构将结算数据推送至政府采购监督管理部门指定网络终端完成备案。

《办法》强调,政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录,政府采购项目档案包括的内容执行《中华人民共和国政府采购法》第四十二条的有关规定。同时,《办法》还明确了政府采购项目档案管理的责任主体,其中指出,政府采购监督管理部门负责同级政府采购项目档案工作的监督和检查,采购人、采购代理机构是保存政府采购项目档案工作的责任人。政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。卷内档案材料按照政府采购工作流程顺序排列。采购人、采购代理机构应当建立真实完整的政府采购项目档案并指定专人负责政府采购项目档案的管理,确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失。

此外,《办法》还规定了采购档案管理和合同备案的法律责任。采购人、采购代理机构隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的,按照《中华人民共和国政府采购法》第七十六条的规定处理。即由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款,并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。采购人、采购代理机构未妥善保存采购文件的,按照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)的相关规定,由财政部门责令限期改正,情节严重的,给予警告,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,由其行政主管部门或者有关机关给予处分,并予通报;采购代理机构有违法所得的,没收违法所得,并可以处以不超过违法所得3倍、最高不超过3万元的罚款,没有违法所得的,可以处以1万元以下的罚款。采购人未按照规定时间将政府采购合同原件扫描件上传至政府采购管理系统的,视为未按照规定时间备案,按照《中华人民共和国政府采购法实施条例》第六十七条的规定处理。即财政部门责令限期改正,给予警告,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分,并予以通报。

据悉,《办法》施行后,《北京市财政局关于印发 <北京市政府采购项目档案管理暂行办法> 的通知》(京财采购〔2005〕1006号)、《北京市财政局关于印发 <北京市政府采购项目档案管理暂行办法> 的补充通知》(京财采购〔2011〕112号)、《北京市财政局关于市级政府采购项目档案实行电子化备案管理的通知》(京财采购〔2013〕252号)同时废止。(杨文君)