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滁州:健全档案管理为交易赋能

2021年04月30日 08:55来源:中国政府采购报打印

本报讯 今年以来,安徽省滁州市公共资源交易管理局不断完善交易档案管理制度,优化管档用档服务水平,用制度规范市县在交易档案工作中步调一致,以确保每个交易项目有档可查,有据可循。

一是明确职责,落实责任。对交易档案工作实行统一领导,分级管理。市公共资源交易主管部门负责交易档案的监督工作,各县(市)公共资源交易中心负责管理本行政区域内的交易档案接收、保管和提供利用服务。市公共资源交易中心依法接受同级档案行政管理部门和上级公共资源交易主管部门的监督和指导。项目单位、交易响应方和代理机构对各自电子(纸质)文件材料的真实性、完整性和可用性负责。

二是划分范围,制定时限。交易档案制作一式两份,由项目单位、交易中心分别保存,项目代理机构可根据行业业务管理需要,保留所代理交易项目的相关材料。对工程建设、政府采购、建设用地使用权和矿业权出让、国有产权交易及其他交易的项目分别制订了文件材料归档范围和档案保管期限表,保管期限定为永久和定期两种,定期一般为30年和15年。未中标的投标文件可做资料保存,开标、评标现场音像资料保存期限与该项目档案保管期限相同。

三是调档利用,服务各方。该市交易中心积极开发交易档案信息资源,满足调档单位对交易档案的利用需求,同时要确保涉及国家秘密、商业秘密和参与招标投标方秘密的交易项目文件材料安全。档案利用群体有执法机关、司法机关及相关的政府部门。其他有关单位委托的律师需要调阅利用档案的,需同时提供律师所在单位的调档函、律师证和法院委托律师的调查令。调阅档案时,需要档案管理人员全程在场见证完成。

四是丰富功能,全面电子化。该市对交易档案电子化和积极实现档案“单套制”管理及使用提出了新要求,确保交易电子档案的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性。交易活动完成后,项目代理机构进行电子签名,并将形成的电子文件及其原数据推送或导入电子档案管理系统的预归档库。交易中心档案人员对预归档库中整理完毕的归档电子文件进行真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性的检测后,方可接收并添加个人电子签名。交易项目电子档案形成后,相关各方可根据档案调阅要求申请电子档案调阅、下载权限,自行调阅或下载经授权后的交易项目的电子档案材料,交易中心应加盖档案证明电子专用章。

(汪杰)